Como organizar os dados geológicos históricos com o sistema SBDG

Um dos maiores exemplos de problema em “garimpagem” de dados históricos é rastrear os dados de resultados analíticos das amostras, principalmente, porque os dados históricos sempre estão em várias planilhas diferentes, papéis estocados dentro dos galpões e/ou em computadores de quem nem está mais na organização. Estes dados podem se apresentar em meio físico, ou seja, em papel: planos de amostragem, cartas de despacho, laudos de laboratório; podem estar em meio digital não tabelados, por exemplo, em pdf ou jpg; e também podem estar em tabelas ou arquivo texto, como planilhas Excel, csv, txt, Access etc.

No fundo, para uma auditoria, não importa muito o meio em que se encontra o dado, mas se existe, como está disposto e se está “fácil” de se achar ou não – seguindo os princípios de Materialidade e Rastreabilidade. Então, qual é a melhor forma de organizar os dados históricos, caso eles não se enquadrem no novo procedimento de armazenamento do seu banco de dados atual?

Cada empresa tem seu próprio método. Isso é um fato. Mas o que mais vejo por aí é que elas compartilham o mesmo método: o método inexistente. Portanto, vou listar um “passo-a-passo” do que, na minha visão, é um método coerente e que está de acordo com as boas práticas em gerenciamento de banco de dados.

1. Antes de tudo, é fazer uma varredura do que se tem em meio físico.
2. Faça a separação por campanhas de sondagem e, depois, por furos.
3. É importante também checar se os testemunhos, amostras, polpas ainda se encontram no galpão e/ou laboratório.
4. Para um trabalho mais minucioso, pode-se checar o quanto de testemunho ainda tem em cada caixa, por exemplo, e onde e como estas caixas estão dispostas.
5. Achados os documentos físicos, é importante digitaliza-los, pois fica mais fácil de armazená-los em um repositório central e distribuí-los eventualmente, em uma necessidade.
6. Caso você não tenha um sistema de AI, que categorize e encontre todos os dados que você procura em um banco não-estruturado, a saída com o melhor custo-benefício é contratar uma equipe dedicada para tabelar os dados que estão em meio físico.
7. Os dados digitados terão que ser tal qual estão no meio físico. Sempre haverá um padrão nas descrições, amostras, recuperação etc. A equipe de digitação deverá validar a digitação em si, confrontando from e to, gap, ovelarp, apontar inconsistências das descrições e informar o chefe da equipe, para que ele e os responsáveis do Sistema de Banco de Dados Geocientíficos (DBA e DA) tomem as devidas providências – o que fazer.
8. Uma vez digitado, validado e verificado, este banco de dados históricos pode ser absorvido pelo banco de dados atual, caso os dados sigam os mesmos padrões e protocolos, ou ele poderá ser tratado de forma distinta, como um banco de dados históricos oficial.
9. Todos os arquivos pdf e jpg deverão ser armazenados em um servidor de arquivos (nuvem ou próprio), pois também fazem parte do banco de dados históricos oficial.
10. Os laudos de laboratório poderão ficar em uma pasta única, porém somente se nas pastas dos furos tiverem um arquivo de mapeamento do laudo e diretório de onde podemos encontra-los. O importante é sempre criar um procedimento padrão e segui-lo.

Estes passos parecem ser fáceis e simples, porém não se deixe enganar. A equipe que tratará dos dados históricos deve ser uma equipe dedicada a esta função, deve ser responsável sobre estes dados, tem que ter um perfil sistêmico e detalhista, e o trabalho tem que ter começo, meio e fim – ainda que o meio seja de longo prazo.

Fernanda Nishiyama

Graduada pela Universidade de São Paulo e tem 15 anos de atividade na indústria mineral, com especialização em implementação e gerenciamento de banco de dados geológicos, vasto conhecimento em mapeamento de processos e sólida experiência nas áreas de direito minerário e controle de áreas de interesse, e treinamento de equipes. 
Além disso, Fernanda auxiliou as equipes de desenvolvimento do gerenciador de banco de dados da Datamine (GDMS Fusion), sendo ponte cliente-desenvolvedor e tester. Realizou treinamentos de modelagem geológica para pequenas e grandes equipes, e usuários e administradores de banco de dados geológicos.
Fernanda Nishiyama é registrada no CREA e também é capacitada no GIM Suite ACQ 1000, da acQuire Solutions, e GeoExplo, da LeapMind-Coffey-Tetra Tech. Atualmente, Fernanda cursa pós-graduação latu sensu em Gerenciamento de Projetos no IEC-PUC Minas.